Cum știi când să reaprovizionezi stocul la cafenea — fără să rămâi fără cafea sau lapte

Cel mai comun scenariu în cafenelele fără gestiune de stoc: luni dimineața, primul client comandă un espresso. Tu deschizi cutia de cafea — goală. Ultima pungă a fost folosită vineri seara și nimeni nu a comandat la timp.

Sau varianta lapte: livrarea vine miercuri, tu termini stocul joi după-amiaza și încearcă să dai de furnizor vineri la prânz — o zi pierdută fără cappuccino.

Astea nu sunt probleme de organizare — sunt probleme de vizibilitate. Dacă nu știi câtă cafea ai rămas, nu poți comanda la timp.

Formula simplă pentru stoc minim:

Stoc minim = Consum zilnic mediu × Zile până la livrare + Buffer 20%

Exemplu concret: - Cafea boabe: consumi în medie 500g/zi - Furnizorul livrează în 2 zile de la comandă - Stoc minim = 500g × 2 zile × 1.2 (buffer) = 1.200g (1.2 kg)

Când stocul de cafea scade sub 1.2 kg — trimiți comanda. La livrare, mai ai câteva sute de grame ca rezervă.

Pentru lapte: - Consum mediu: 3 litri/zi - Livrare: 1 zi - Stoc minim = 3 × 1 × 1.2 = 3.6 litri

Fă acest calcul pentru fiecare ingredient critic: cafea, lapte, siropuri, pahare.

O alertă de stoc minim îți spune automat când un ingredient a scăzut sub nivelul la care trebuie să comanzi. Nu mai verifici manual — sistemul verifică la fiecare vânzare.

Cum funcționează:

1. Setezi stocul minim per ingredient (ex: cafea → 1.2 kg) 2. La fiecare vânzare cu rețetă, sistemul scade cantitățile din stoc 3. Când stocul de cafea ajunge la 1.2 kg sau mai puțin — apare alerta 4. Tu trimiți comanda furnizorului — livrarea ajunge înainte să rămâi fără

Fără alerte, verificarea manuală a stocului depinde de cine are timp și minte să verifice. Cu alerte, sistemul verifică automat după fiecare vânzare.

În Franchisetech, alertele de stoc minim se configurează din Stoc → Produse → Stoc minim per produs.

Când marfa ajunge de la furnizor, înregistrezi o Notă de Intrare-Recepție (NIR). Aceasta nu este doar un document contabil — este momentul în care stocul tău crește în sistem.

Fluxul corect:

1. Primești 5 kg de cafea de la furnizor 2. Înregistrezi NIR-ul în Franchisetech (furnizor, cantitate, preț) 3. Stocul de cafea crește automat cu 5 kg 4. Alerta de stoc minim se resetează automat

Dacă nu înregistrezi NIR-ul, stocul din sistem rămâne la nivelul vechi — alertele vor fi inexacte, iar rapoartele de gestiune nu vor reflecta realitatea.

NIR-ul corect înregistrat înseamnă că stocul din sistem = stocul din depozit. Asta face ca alertele de reaprovizionare să fie fiabile.

Setul complet pentru gestionarea stocului la cafenea:

Configurare inițială (o singură dată): - Adaugi ingredientele în stoc cu unitățile de măsură (kg, litri, bucăți) - Setezi stocul minim per ingredient - Configurezi rețetele produselor POS (cappuccino = 7g cafea + 150ml lapte + 1 pahar)

Operare zilnică: - La fiecare vânzare, cantitățile din rețetă se scad automat din stoc - Când un ingredient atinge stocul minim — alerta apare în dashboard - La livrarea de la furnizor — înregistrezi NIR-ul, stocul crește automat

Raportare: - Balanța de stoc arată intrările (NIR-uri), ieșirile (vânzări + consum) și stocul curent - Poți vedea câte porții mai poți pregăti cu stocul actual din fiecare ingredient