Cum faci NIR-ul în România fără Excel

NIR (Nota de Intrare-Recepție) este documentul care atestă că o marfă a fost primită la locul de depozitare sau de consum. Este documentul primar care justifică intrarea mărfii în gestiune și servește ca bază pentru înregistrarea achizițiilor în contabilitate.

Fără NIR, marfa nu există oficial în gestiunea ta. Asta înseamnă că orice ieșire ulterioară (prin vânzare sau consum) nu poate fi justificată documentar față de un inspector.

NIR-ul este obligatoriu ori de câte ori primești marfă de la un furnizor, indiferent dacă vine cu factură, aviz de expediție sau bon fiscal. Conform normelor contabile românești (OMFP 2634/2015), documentul trebuie întocmit la data recepției, nu la data facturii.

Cazuri frecvente în HoReCa: - Livrare cafea de la torrefactore - Aprovizionare lapte, zahăr, materiale de curățenie - Primire alimente de la distribuitor - Achiziție ambalaje sau consumabile

Nu contează dacă furnizorul e persoană fizică sau juridică — dacă primești marfă pentru gestiunea afacerii, faci NIR.

Un NIR complet include:

• Numărul documentului (generat secvențial)
• Data recepției
• Furnizorul (nume, CIF)
• Referința facturii sau avizului de expediție
• Lista produselor: denumire, unitate de măsură, cantitate, preț unitar, valoare totală
• TVA aferentă
• Semnătura responsabilului de gestiune

Din punct de vedere practic, cel mai important este că prețul din NIR să coincidă cu cel din factură și că produsele listate să fie cele efectiv primite — verificare cantitativă și calitativă la recepție.

În franchisetech, NIR-ul se creează din Stoc → Cumpărături / NIR → NIR nou.

1. Selectezi furnizorul (sau adaugi unul nou) 2. Introduci referința facturii 3. Adaugi produsele primite cu cantitate și preț unitar 4. Apeși Emite NIR — stocul se actualizează automat

Câtă vreme ai NIR în stadiul de Ciornă, stocul NU se modifică. Abia după emitere, produsele intră în gestiune și apar în rapoartele de stoc.

După emitere, NIR-ul apare în istoricul cumpărăturilor și poate fi exportat pentru contabil (CSV sau inclus în exportul Saga XML).

Factura vine de la furnizor și atestă obligația de plată. NIR-ul vine de la tine și atestă că ai primit marfa.

Pot să nu coincidă: poți primi marfa fără factură (aviz de expediție) sau poți primi factura înainte de marfă. În ambele cazuri, NIR-ul se face la data fizică a recepției.

În practică, contabilii cer ambele documente pereche: factură + NIR aferent, pentru fiecare intrare în gestiune.