Cum faceți NIR-ul în România fără Excel

NIR (Nota de Intrare-Recepție) este documentul care atestă că o marfă a fost primită la locul de depozitare sau de consum. Este documentul de recepție care justifică intrarea mărfii în gestiune și servește ca bază pentru înregistrarea achizițiilor în contabilitate — deși, legal, nu este singurul document acceptat pentru asta (vedeți secțiunea următoare despre când e strict obligatoriu).

În practică, dacă nu țineți NIR pentru marfa recepționată, gestiunea dumneavoastră de stoc depinde exclusiv de facturi și avize răzlețe, greu de corelat ulterior cu ce s-a vândut sau consumat. Orice ieșire ulterioară (prin vânzare sau consum) devine mult mai greu de justificat documentar față de un inspector, chiar dacă legea nu cere NIR pentru chiar fiecare recepție.

Strict conform normelor contabile românești (OMFP 2634/2015), formularul de NIR (cod 14-3-1A) este document de recepție obligatoriu doar în anumite situații specifice: marfa cumpărată de la persoane fizice, marfa primită fără documente de însoțire, marfa care prezintă diferențe cantitative sau calitative la recepție, marfa primită spre prelucrare/custodie/păstrare, marfa care intră în gestiuni evidențiate la preț de vânzare, sau marfa dintr-o factură/aviz care se împarte pe mai multe gestiuni. În restul cazurilor, recepția și înregistrarea în contabilitate se pot face direct pe baza facturii sau avizului de însoțire, fără NIR separat.

În practică, în HoReCa aceste cazuri "obligatorii" apar frecvent — marfă de la un producător local fără factură la livrare, o cantitate primită diferă de cea din aviz, un ambalaj lipsă la recepție. Dar chiar și acolo unde legea strictă nu cere NIR, majoritatea afacerilor cu stoc de gestionat (rețete, materii prime perisabile) fac NIR pentru fiecare recepție oricum — nu pentru că legea obligă în fiecare caz, ci pentru că altfel gestiunea de stoc nu mai poate fi verificată corect intern și la un eventual control. Verificați cu contabilul dumneavoastră dacă situația dumneavoastră specifică se încadrează la NIR obligatoriu sau dacă factura/avizul e suficient, mai ales dacă doriți să simplificați fluxul administrativ.

Cazuri frecvente în HoReCa unde NIR-ul e util, indiferent de strict-obligatoriu: - Livrare cafea de la torrefactore - Aprovizionare lapte, zahăr, materiale de curățenie - Primire alimente de la distribuitor - Achiziție ambalaje sau consumabile

Un NIR complet include:

• Numărul documentului (generat secvențial)
• Data recepției
• Furnizorul (nume, CIF)
• Referința facturii sau avizului de expediție
• Lista produselor: denumire, unitate de măsură, cantitate, preț unitar, valoare totală
• TVA aferentă
• Semnătura responsabilului de gestiune

Din punct de vedere practic, cel mai important este că prețul din NIR să coincidă cu cel din factură și că produsele listate să fie cele efectiv primite — verificare cantitativă și calitativă la recepție.

În franchisetech, NIR-ul se creează din Stoc → Cumpărături / NIR → NIR nou.

1. Selectați furnizorul (sau adăugați unul nou) 2. Introduceți referința facturii 3. Adăugați produsele primite cu cantitate și preț unitar 4. Apăsați Emite NIR — stocul se actualizează automat

Câtă vreme aveți NIR în stadiul de Ciornă, stocul NU se modifică. Abia după emitere, produsele intră în gestiune și apar în rapoartele de stoc.

După emitere, NIR-ul apare în istoricul cumpărăturilor și poate fi exportat pentru contabil (CSV sau inclus în exportul Saga XML).

Factura vine de la furnizor și atestă obligația de plată. NIR-ul vine de la dumneavoastră și atestă că ați primit marfa.

Pot să nu coincidă: puteți primi marfa fără factură (aviz de expediție) sau puteți primi factura înainte de marfă. În ambele cazuri, NIR-ul se face la data fizică a recepției.

În practică, contabilii cer ambele documente pereche: factură + NIR aferent, pentru fiecare intrare în gestiune.