e-Factura e obligatorie din 2025 pentru facturi — dar nu pentru bonurile fiscale

RO e-Factura este sistemul național prin care facturile electronice sunt transmise și validate direct prin platforma ANAF, nu doar trimise pe mail sau tipărite. A devenit treptat obligatoriu, mai întâi pentru relațiile B2B (firmă către firmă), apoi extins.

Din 1 ianuarie 2025, prin OUG nr. 138/2024, obligația de transmitere prin e-Factura s-a extins și la facturile emise către clienți persoane fizice (relația B2C) — nu doar către alte firme.

Bonurile fiscale emise de casa de marcat rămân în afara sistemului e-Factura — nu trebuie transmise prin platforma ANAF ca atare. Pentru o cafenea sau un restaurant care emite exclusiv bonuri fiscale către clienți persoane fizice (situația tipică pentru majoritatea vânzărilor de zi cu zi), obligația de e-Factura pur și simplu nu se activează pentru acele tranzacții.

Atenție însă: dacă pentru aceeași vânzare emiteți ulterior și o factură (de exemplu, la cererea unui client persoană fizică ce vrea o factură pe lângă bonul deja emis), acea factură intră sub obligația e-Factura, chiar dacă tranzacția de bază a fost deja fiscalizată prin bon.

Obligația de transmitere prin e-Factura se aplică de îndată ce emiteți o factură propriu-zisă, indiferent cui — persoană fizică sau firmă. Cazuri frecvente în HoReCa:

• O firmă care a organizat un eveniment sau o masă de afaceri la restaurant și cere factură pentru contabilitatea ei
• Un client persoană fizică ce cere factură pe lângă bonul fiscal, pentru evidența proprie
• Facturarea de catering sau evenimente, unde factura e documentul standard, nu bonul

Dacă emiteți rar sau deloc facturi și lucrați aproape exclusiv cu bonuri fiscale, expunerea dumneavoastră la obligațiile e-Factura e minimă — dar verificați periodic cu contabilul, pentru că un singur eveniment facturat schimbă calculul pentru luna respectivă.

Termenul de transmitere a unei facturi în sistemul e-Factura s-a modificat de la 5 zile calendaristice la 5 zile lucrătoare, începând cu 1 ianuarie 2026. Nerespectarea termenului este sancționată contravențional, cu amenzi diferențiate în funcție de categoria de contribuabil — mai mici pentru firme mici și PFA-uri, mai mari pentru contribuabili mijlocii și mari.

Aceste praguri și cuantumuri se modifică relativ des prin ordonanțe succesive — nu vă baza pe o sumă exactă citită într-un articol vechi. Verificați valoarea actualizată cu contabilul dumneavoastră sau direct pe portalul ANAF înainte să trageți concluzii despre riscul real.

• Dacă vindeți aproape exclusiv prin bon fiscal (cazul tipic de cafenea/restaurant cu clienți la masă sau la tejghea), nu aveți nimic nou de configurat pentru e-Factura
• Dacă emiteți ocazional facturi (evenimente, catering, clienți companie), asigură-vă că cel care le emite (dumneavoastră, un angajat sau contabilul) știe că trebuie transmise prin RO e-Factura, nu doar trimise pe mail clientului
• Nu presupune că «suntem prea mici ca să ne aplice» — obligația nu are un prag minim de cifră de afaceri pentru facturile emise, ci se declanșează la prima factură emisă
• Discutați cu contabilul cine se ocupă tehnic de transmiterea în e-Factura, mai ales dacă facturile se emit manual, nu dintr-un soft conectat

În franchisetech, vânzările cu bon fiscal simplu și vânzările cu CUI asociat (folosite ca bază pentru facturare) rămân marcate distinct în sistem, exact ca să nu ajungă amestecate la exportul lunar pentru contabil. Aplicația nu transmite ea însăși facturi prin e-Factura — asta rămâne un flux al contabilului sau al programului de facturare folosit — dar separarea clară a celor două tipuri de tranzacții reduce timpul de triaj manual la finalul lunii.