SAF-T pentru HoReCa — ce este, cine este obligat și cum te pregătești

SAF-T (Standard Audit File for Tax) este un fișier standardizat, în format XML, pe care contribuabilii îl transmit periodic către ANAF prin declarația D406. Conține date structurate și detaliate despre tranzacții: vânzări, achiziții, mișcări de stoc, active, informații generale despre firmă.

Scopul e să permită ANAF un audit electronic automatizat, comparând datele raportate cu tiparele așteptate, fără să fie nevoie de un control fizic extins pentru fiecare verificare de rutină.

Obligativitatea SAF-T a fost introdusă etapizat, pe categorii de contribuabili — inițial contribuabilii mari, apoi cei mijlocii, apoi treptat și cei mici. Pentru majoritatea afacerilor mici din HoReCa (PFA-uri, microîntreprinderi), încadrarea și termenul exact de intrare în obligativitate depind de categoria de contribuabil și de calendarul stabilit de ANAF, care s-a modificat de-a lungul timpului.

Nu presupune încadrarea ta pe baza a ce ai auzit de la alt proprietar de local — verifică explicit cu contabilul tău sau pe portalul ANAF dacă și de când firma ta are obligația de raportare SAF-T.

Un fișier SAF-T complet include, printre altele:

• Jurnalul de vânzări
• Jurnalul de cumpărări
• Mișcările de stoc
• Activele fixe
• Datele generale de identificare ale firmei

Pentru o cafenea sau un restaurant, cele mai relevante secțiuni practic sunt vânzările (agregate de obicei din rapoartele Z) și achizițiile (din NIR-uri) — acolo se concentrează majoritatea tranzacțiilor zilnice.

SAF-T cere date structurate și consistente, nu doar corecte pe hârtie. Dacă gestiunea ta de stoc sau evidența vânzărilor are găuri — NIR-uri lipsă, vânzări care nu se potrivesc cu stocul consumat, cote de TVA setate inconsecvent — fișierul SAF-T generat va reflecta direct acele inconsistențe către ANAF.

Spre deosebire de un control fizic clasic, unde un inspector vede o singură perioadă la un moment dat, SAF-T oferă autorității o imagine structurată, ușor de comparat automat pe perioade lungi. Inconsistențele mici, care ar trece neobservate la un control punctual, devin mai vizibile.

• Ține NIR-uri complete pentru fiecare recepție de marfă, emise la timp, nu în ciornă
• Configurează cote de TVA corecte, per produs, verificate cu contabilul
• Generează rapoarte Z zilnice, fără goluri
• Păstrează bonurile de consum pentru rețetele preparate
• Discută cu contabilul frecvența de raportare SAF-T aplicabilă categoriei tale de contribuabil

Pregătirea pentru SAF-T nu e un proiect separat — e, în esență, aceeași disciplină de evidență zilnică necesară oricum pentru un control clasic, dar cu un standard mai ridicat de consistență a datelor.

Vânzările structurate pe cote de TVA, NIR-urile și mișcările de stoc sunt deja păstrate digital în franchisetech și exportabile pentru contabil. În loc să reconstituie manual istoricul din bonuri de hârtie și fișiere Excel separate, contabilul tău poate folosi aceste exporturi ca bază pentru pregătirea fișierului SAF-T.

Asta nu înlocuiește rolul contabilului în generarea și validarea efectivă a declarației D406 — dar reduce semnificativ timpul petrecut adunând datele brute de la zero.