Raportul TVA lunar — cum îl pregătești din datele POS

Decontul de TVA lunar (sau trimestrial, în funcție de perioada fiscală a firmei) se compune din două părți: TVA deductibilă (din achizițiile și facturile primite) și TVA colectată (din vânzările efectuate). Pentru o afacere HoReCa, partea de TVA colectată vine aproape în întregime din vânzările înregistrate prin POS.

Contabilul are nevoie, pentru fiecare lună, de totalul vânzărilor defalcat pe cotele de TVA aplicabile — nu doar cifra totală de vânzări, ci cât din acea cifră a fost taxat la fiecare cotă în parte.

România aplică patru cote de TVA: 21% (cota standard), 11% (cota redusă), 5% (cota redusă specială) și 0% (operațiuni scutite).

Pentru o cafenea sau un restaurant, cel mai important e ca fiecare produs din catalog să aibă cota corectă configurată — servirea de mâncare și băutură în local poate intra la o cotă diferită față de produsele vândute la pachet sau anumite categorii de băuturi. Regulile exacte pe tip de produs se schimbă periodic, așa că verifică cota aplicabilă fiecărei categorii cu contabilul tău, în loc să presupui că toate produsele intră la aceeași cotă.

O greșeală frecventă: catalogul de produse e configurat o singură dată, la lansare, și nu mai e revizuit niciodată, chiar dacă apar produse noi în meniu sau se schimbă regulile fiscale pentru o categorie.

Presupunem o zi de vânzări la o cafenea cu produse la cote diferite:

• Băuturi calde consumate în local: 1.200 lei (cotă redusă 11%) → TVA colectată: 1.200 − (1.200 / 1.11) ≈ 119 lei
• Produse de patiserie la pachet: 400 lei (cotă redusă 5%, dacă produsul se încadrează la această categorie) → TVA colectată ≈ 19 lei
• Băuturi alcoolice: 250 lei (cotă standard 21%) → TVA colectată ≈ 43 lei

Total TVA colectată ziua respectivă: ≈181 lei, din vânzări brute de 1.850 lei.

La nivel lunar, aceste totaluri zilnice, defalcate pe cote, se adună într-un singur raport pe care contabilul îl folosește direct pentru decont, fără să recalculeze de la zero fiecare zi.

Exemplul de mai sus e ilustrativ — încadrarea exactă pe cotă a fiecărui produs din meniul tău trebuie confirmată cu contabilul, în funcție de cum e servit și vândut produsul respectiv.

• Cotă de TVA greșită la un produs nou adăugat în catalog — dacă produsul e introdus rapid, fără verificare, cu cota implicită în loc de cea corectă
• Vânzări neînregistrate prin bon fiscal — orice vânzare care ocolește POS-ul (plătită direct, fără bon) lipsește din baza de calcul, ceea ce denaturează atât raportul de vânzări, cât și TVA colectată
• Zile fără Raport Z generat — dacă o zi lipsește din rapoartele arhivate, TVA colectată din ziua respectivă nu poate fi reconstituită corect ulterior
• Reduceri sau promoții aplicate incorect — o reducere procentuală aplicată după calculul TVA, în loc de înainte, denaturează suma finală colectată

Toate aceste erori sunt mai ușor de prevenit decât de corectat retroactiv — o cotă greșită descoperită după trei luni înseamnă recalcul pentru toată perioada, nu doar pentru ziua curentă.

Din Rapoarte → Raport TVA, selectezi luna (sau perioada fiscală relevantă) și sistemul agregă automat vânzările din toate sesiunile POS închise în acea perioadă, defalcate pe fiecare cotă configurată în catalogul de produse.

Raportul arată, per cotă: baza impozabilă și TVA colectată, calculate din vânzările reale, nu din estimări. Trimiți acest raport direct contabilului, alături de exportul lunar de achiziții (NIR-uri), pentru decontul complet. Condiția pentru un raport corect rămâne aceeași ca la orice alt raport contabil din sistem: catalogul de produse trebuie să aibă cotele de TVA configurate corect de la bun început.