Legătura dintre vânzările din POS și registrul jurnal al contabilului

Registrul jurnal este documentul contabil obligatoriu în care se înregistrează, în ordine cronologică, toate operațiunile economice ale unei firme — vânzări, achiziții, plăți, încasări. Contabilul tău îl completează pe baza documentelor pe care i le trimiți: facturi, NIR-uri, extrase bancare și, pentru o afacere HoReCa, rapoartele zilnice de vânzări din POS.

Pentru tine, ca proprietar, registrul jurnal nu e ceva ce completezi direct — dar calitatea datelor pe care le trimiți contabilului determină cât de corect și de rapid poate fi completat.

Fluxul obișnuit, lună de lună:

1. Fiecare zi de operare generează un Raport Z — totalul vânzărilor, defalcat pe metode de plată și pe cote de TVA 2. La finalul lunii, aceste rapoarte zilnice se agregă într-un total lunar 3. Contabilul introduce (manual sau prin import) totalul lunar de vânzări în registrul jurnal, ca notă contabilă de venituri, cu TVA colectată defalcată corespunzător 4. Fiecare zi lucrătoare a lunii ar trebui să aibă un Raport Z corespunzător — o zi lipsă înseamnă o zi fără justificare fiscală a vânzărilor

În practică, contabilul nu introduce fiecare bon fiscal individual în jurnal — lucrează cu totalurile zilnice sau lunare agregate din rapoartele de casă.

• Totalul vânzărilor zilnice din Raportul Z trebuie să corespundă cu suma înregistrată în jurnal pentru ziua respectivă
• Defalcarea pe metode de plată (numerar vs. card) trebuie să corespundă cu ce arată extrasul de cont pentru încasările cu cardul — o diferență aici semnalează fie o eroare de configurare POS, fie o tranzacție neînregistrată corect
• TVA colectată pe cote trebuie să corespundă cu produsele vândute la cota corectă — un produs vândut cu cotă greșită denaturează atât raportul TVA, cât și nota din jurnal

Dacă unul dintre aceste trei elemente nu corespunde, contabilul fie cere clarificări, fie, mai rău, înregistrează o cifră aproximativă, ceea ce creează probleme la un eventual control.

• Zile fără Raport Z generat — dacă o zi de operare nu are raport, contabilul nu are de unde lua cifra corectă pentru ziua respectivă
• Retururi sau anulări procesate incorect — o vânzare anulată după emiterea bonului fiscal trebuie tratată diferit față de o anulare înainte de plată; confuzia între cele două denaturează totalul net
• Încasări prin card care nu apar clar separate de numerar — dacă POS-ul nu defalcă corect metodele de plată, reconcilierea cu extrasul bancar devine un puzzle
• Produse cu cotă de TVA configurată greșit — o schimbare de cotă TVA neaplicată în catalogul de produse denaturează sistematic totalul colectat

Majoritatea discrepanțiilor nu vin din contabilitate — vin din date incomplete sau inconsistente trimise din operarea zilnică a POS-ului.

franchisetech păstrează fiecare Raport Z arhivat, asociat cu ziua și sesiunea exactă de casă, defalcat pe metode de plată și pe cote de TVA. Contabilul nu primește un total vag pe lună — primește totalurile zilnice complete, exportabile, cu istoric complet al fiecărei zile lucrătoare.

Dacă lipsește o zi (de exemplu, locația a fost închisă), asta e vizibil clar în istoric, nu ascuns într-un total lunar rotunjit. Practic, jurnalul contabilului se poate completa direct din exportul franchisetech, fără să reconstruiască manual cifrele din bonuri individuale sau din memorie.