Declarația unică pentru PFA în HoReCa — ce trebuie să știi

Declarația Unică (formularul 212) este documentul prin care persoanele fizice autorizate (PFA) și alte forme de venit din activități independente își declară anual atât venitul realizat în anul fiscal anterior, cât și venitul estimat pentru anul curent.

În HoReCa, o declarație unică se aplică tipic PFA-urilor mici — cofetării de casă, catering la scară mică, gustări sau produse de patiserie vândute direct. Dacă operezi ca SRL, regimul fiscal e diferit și nu ține de Declarația Unică în același fel.

Termenul standard de depunere a Declarației Unice este, de regulă, 25 mai pentru anul fiscal anterior. Autoritatea poate prelungi sau modifica acest termen de la un an la altul, așa că verifică întotdeauna data actualizată pe portalul ANAF sau cu contabilul tău înainte să presupui că termenul e neschimbat.

Depunerea cu întârziere sau nedepunerea atrage penalități — merită tratat ca termen fix în calendarul afacerii, nu ca o formalitate de bifat «la un moment dat».

Pentru PFA-urile din HoReCa, ce se declară nu este suma totală încasată de la clienți, ci venitul net: încasările din vânzări minus cheltuielile deductibile aferente activității (achiziții de marfă și ingrediente, chirie, utilități, alte cheltuieli documentate).

Asta înseamnă că evidența cheltuielilor contează la fel de mult ca evidența vânzărilor. Fiecare achiziție de marfă trebuie să aibă factură sau document justificativ, iar recepția ei trebuie documentată (NIR), altfel contabilul nu o poate include ca deducere.

Obligația de a plăti contribuții sociale — CAS pentru pensie, CASS pentru sănătate — depinde de venitul net estimat sau realizat, raportat la niște plafoane exprimate în număr de salarii minime brute pe economie, nu în sume fixe în lei.

Pentru că salariul minim se modifică periodic, plafoanele în lei se modifică odată cu el. Nu te baza pe o cifră reținută de anul trecut — cere contabilului valoarea actualizată pentru anul fiscal curent înainte de a estima venitul în declarație.

Declarația Unică cere venitul net anual, dar acesta se construiește din 365 de zile de vânzări și achiziții. Dacă rapoartele Z zilnice și NIR-urile lunii sunt complete și corecte de la început, contabilul tău calculează venitul net direct din exporturi, fără să reconstituie luni întregi din bonuri răzlețe sau amintiri.

În franchisetech, vânzările zilnice și achizițiile (NIR) sunt deja structurate și exportabile pentru contabil — exact datele de care are nevoie pentru a completa corect secțiunea de venit realizat din Declarația Unică.