Arhivarea electronică a documentelor fiscale — ce cere legea și cât timp le păstrezi

Într-o cafenea sau un restaurant, arhiva fiscală și contabilă include cel puțin:

• Rapoartele Z zilnice
• Jurnalul electronic al aparatului de marcat fiscal
• NIR-urile (notele de intrare-recepție) pentru marfa primită
• Bonurile de consum pentru materiile prime
• Facturile emise și primite
• Registrul de casă

Fiecare dintre acestea poate fi cerut separat la un control, iar lipsa unuia dintre ele — chiar dacă restul sunt în regulă — creează o gaură pe care inspectorul o va observa.

Regula generală din legislația contabilă românească este păstrarea documentelor justificative financiar-contabile pentru o perioadă de 10 ani. Anumite documente, cum sunt statele de plată a salariilor, au termene de păstrare mai lungi.

Termenele exacte pot varia pe tip de document și se pot modifica prin acte normative ulterioare — verifică întotdeauna cu contabilul tău termenul aplicabil documentului specific înainte să arunci sau să ștergi orice.

Arhiva electronică este acceptată în locul celei fizice atâta timp cât documentele rămân lizibile, nealterate și pot fi prezentate la cerere în formatul solicitat. Un fișier PDF generat automat dintr-un sistem care păstrează data emiterii și conținutul original are, în practică, mai multă credibilitate decât o hârtie care s-a decolorat sau s-a pierdut.

Ce nu se acceptă: documente reconstituite ulterior, fără dată certă de emitere, sau arhive incomplete unde lipsesc zile sau perioade fără explicație.

Dacă la un control lipsește raportul Z pentru o anumită zi, sau un NIR pentru o livrare de marfă, inspectorul tratează golul ca pe o lipsă de justificare — nu ca pe o eroare administrativă minoră. Ziua respectivă poate fi tratată ca zi fără evidență fiscală corectă, chiar dacă în realitate documentul doar s-a pierdut sau nu a fost salvat corect.

Cu cât arhiva e ținută manual (foi tipărite, foldere pe calculator, mailuri), cu atât crește riscul ca ceva să lipsească exact când ai nevoie de el.

În franchisetech, rapoartele Z, NIR-urile și exporturile pentru contabil se salvează automat pe server, fără să depindă de cineva care își amintește să le tipărească sau să le salveze într-un folder. Dacă un contabil sau un inspector cere documentele dintr-o anumită perioadă, le descarci în câteva secunde din secțiunea Rapoarte.

Asta nu elimină responsabilitatea de a înregistra corect fiecare vânzare și fiecare recepție de marfă zi de zi — dar elimină riscul ca un document corect emis să se piardă din motive administrative.