Recepția mărfii fără factură — ce faci și cum regularizezi ulterior

Furnizorul de legume proaspete livrează marfa dimineața, la ora la care ai nevoie de ea pentru meniul zilei, dar factura ajunge pe email abia a doua zi sau la finalul săptămânii, când se centralizează facturile pe o perioadă. Este o practică obișnuită la mulți furnizori mici și mijlocii din HoReCa.

Problema nu este întârzierea facturii în sine — este ce faci în intervalul dintre recepția fizică și primirea documentului. Marfa nu poate sta «în afara sistemului» până apare factura, pentru că între timp o și consumi sau o vinzi.

Recepția se documentează la data fizică a primirii mărfii, indiferent dacă factura a sosit sau nu. Ai două variante uzuale:

• Dacă furnizorul lasă aviz de expediție — faci NIR pe baza avizului, cu prețurile agreate în comandă sau din ultima factură similară
• Dacă nu există niciun document la livrare — verifici cu furnizorul cantitatea și prețul comandat (telefonic, email sau comandă scrisă în avans) și faci NIR cu prețul estimat, marcat clar ca provizoriu

În ambele cazuri, marfa intră în gestiune la data recepției, nu la data facturii — asta este regula de bază pentru orice document de recepție în contabilitatea românească.

Când factura ajunge, o compari linie cu linie cu NIR-ul deja emis:

1. Cantitățile coincid? Dacă nu, verifici dacă a fost o livrare parțială sau o eroare de numărare la recepție 2. Prețurile coincid? Dacă furnizorul a facturat un preț diferit de cel estimat, ajustezi valoarea NIR-ului la prețul real din factură 3. Referința facturii se atașează la NIR — pentru trasabilitate completă între documentul de recepție și documentul fiscal

Dacă diferența de preț este semnificativă, costul rețetelor care folosesc materia primă respectivă se recalculează automat cu prețul corect — o diferență ignorată la o singură recepție poate distorsiona marja calculată pentru zile întregi.

Nu ai voie să folosești sau să vinzi marfa fără nicio urmă documentară în gestiune, doar pentru că «vine factura mai târziu». Fără NIR, marfa nu există oficial în stoc — orice ieșire ulterioară prin vânzare sau consum rămâne nejustificată.

La un control neanunțat, marfa aflată fizic în bucătărie sau depozit dar absentă din sistemul de gestiune ridică exact tipul de întrebare la care nu vrei să răspunzi pe loc: de unde vine, cine a adus-o, de ce nu apare nicăieri înregistrată.

În franchisetech, poți emite un NIR pe baza avizului de expediție sau a comenzii, cu prețuri estimate, și îl marchezi pentru regularizare ulterioară. Când factura sosește, deschizi NIR-ul existent, atașezi referința facturii și ajustezi prețurile dacă e cazul — nu creezi un document nou, corectezi pe cel deja emis.

Stocul rămâne corect din prima zi, iar costul rețetelor se actualizează automat dacă prețul final diferă de estimarea inițială. Contabilul primește, la final, un NIR complet cu referință clară la factura aferentă.