Recepția mărfii fără factură — ce faceți și cum regularizați ulterior

Furnizorul de legume proaspete livrează marfa dimineața, la ora la care aveți nevoie de ea pentru meniul zilei, dar factura ajunge pe email abia a doua zi sau la finalul săptămânii, când se centralizează facturile pe o perioadă. Este o practică obișnuită la mulți furnizori mici și mijlocii din HoReCa.

Problema nu este întârzierea facturii în sine — este ce faceți în intervalul dintre recepția fizică și primirea documentului. Marfa nu poate sta «în afara sistemului» până apare factura, pentru că între timp o și consumați sau o vindeți.

Recepția se documentează la data fizică a primirii mărfii, indiferent dacă factura a sosit sau nu. Aveți două variante uzuale:

• Dacă furnizorul lasă aviz de expediție — faceți NIR pe baza avizului, cu prețurile agreate în comandă sau din ultima factură similară
• Dacă nu există niciun document la livrare — verificați cu furnizorul cantitatea și prețul comandat (telefonic, email sau comandă scrisă în avans) și faceți NIR cu prețul estimat, marcat clar ca provizoriu

În ambele cazuri, marfa intră în gestiune la data recepției, nu la data facturii — asta este regula de bază pentru orice document de recepție în contabilitatea românească.

Când factura ajunge, o comparați linie cu linie cu NIR-ul deja emis:

1. Cantitățile coincid? Dacă nu, verificați dacă a fost o livrare parțială sau o eroare de numărare la recepție 2. Prețurile coincid? Dacă furnizorul a facturat un preț diferit de cel estimat, ajustați valoarea NIR-ului la prețul real din factură 3. Referința facturii se atașează la NIR — pentru trasabilitate completă între documentul de recepție și documentul fiscal

Dacă diferența de preț este semnificativă, costul rețetelor care folosesc materia primă respectivă se recalculează automat cu prețul corect — o diferență ignorată la o singură recepție poate distorsiona marja calculată pentru zile întregi.

Nu aveți voie să folosiți sau să vindeți marfa fără nicio urmă documentară în gestiune, doar pentru că «vine factura mai târziu». Fără NIR, marfa nu există oficial în stoc — orice ieșire ulterioară prin vânzare sau consum rămâne nejustificată.

La un control neanunțat, marfa aflată fizic în bucătărie sau depozit dar absentă din sistemul de gestiune ridică exact tipul de întrebare la care nu doriți să răspundeți pe loc: de unde vine, cine a adus-o, de ce nu apare nicăieri înregistrată.

În franchisetech, puteți emite un NIR pe baza avizului de expediție sau a comenzii, cu prețuri estimate, și îl marcați pentru regularizare ulterioară. Când factura sosește, deschideți NIR-ul existent, atașați referința facturii și ajustați prețurile dacă e cazul — nu creați un document nou, corectați pe cel deja emis.

Stocul rămâne corect din prima zi, iar costul rețetelor se actualizează automat dacă prețul final diferă de estimarea inițială. Contabilul primește, la final, un NIR complet cu referință clară la factura aferentă.