Documentele obligatorii într-o cafenea sau restaurant — lista completă 2026

Un control neanunțat de la ANAF, DSP sau ISU nu așteaptă să găsești documentele prin sertare. Inspectorul cere ce cere, în ziua respectivă, iar «le trimit mâine» nu este un răspuns acceptat.

Problema tipică într-o cafenea sau restaurant tânăr: autorizațiile s-au obținut o dată, la deschidere, și de atunci nimeni nu le-a mai văzut. Între timp au apărut angajați noi fără fișă de instructaj, NIR-uri neînregistrate sau rapoarte Z lipsă pentru câteva zile din luna trecută.

Lista de mai jos separă documentele pe categorii — ce ai nevoie o singură dată la deschidere, ce se reînnoiește periodic și ce se generează zilnic din activitatea curentă.

• Certificat constatator ONRC cu codul CAEN corespunzător activității (restaurant, cafenea, bar, catering)
• Autorizația de funcționare emisă de primăria pe raza căreia funcționează locația
• Avizul sanitar de funcționare, obținut de la direcția de sănătate publică județeană
• Avizul/autorizația de securitate la incendiu (PSI), dacă suprafața sau capacitatea locației o impune
• Contract activ cu o firmă de dezinsecție, deratizare și dezinfecție (DDD) — verificările trebuie să fie periodice, nu doar la deschidere
• Planul propriu de igienă alimentară (HACCP), scris și aplicat efectiv, nu doar depus la dosar

Aceste documente nu se generează din programul de gestiune — se obțin fizic, de la instituțiile respective, și se păstrează la locație (fizic sau într-un dosar digital accesibil rapid).

• Bonul fiscal, emis prin casa de marcat electronică conectată la ANAF pentru fiecare vânzare
• Raportul Z, generat la finalul fiecărei zile de funcționare
• Registrul de casă, cu toate mișcările de numerar din zi
• Declarațiile fiscale periodice către ANAF (TVA, contribuții pentru angajați), depuse la termenele legale

Aceste documente sunt cele pe care un inspector le cere cel mai des, pentru că arată direct dacă vânzările înregistrate corespund cu numerarul din sertar și cu ce a fost declarat.

Dintr-un sistem de gestiune corect configurat, raportul Z și registrul de casă se generează automat din fiecare sesiune de vânzare — nu se completează manual la final de zi.

• NIR (Nota de Intrare-Recepție) pentru fiecare livrare de marfă primită de la furnizori
• Bonul de consum, care justifică ieșirea materiilor prime din gestiune prin preparare
• Balanța cantitativ-valorică, care compară intrările, ieșirile și stocul rămas
• Inventarierea anuală, obligatorie pentru orice gestiune de stoc, plus inventarieri la schimbarea persoanei responsabile de gestiune

Fără NIR pentru fiecare recepție de marfă, stocul din sistem nu mai corespunde cu stocul fizic — iar la inventarul anual apar diferențe pe care nimeni nu le mai poate explica la distanță de luni.

• Contractele individuale de muncă, înregistrate în Revisal înainte ca angajatul să înceapă efectiv activitatea
• Fișele de instructaj SSM (securitate și sănătate în muncă) și PSI, semnate la angajare și reînnoite periodic
• Fișele de aptitudine medicală pentru personalul care manipulează alimente
• Regulamentul intern și pontajul

Într-o cafenea sau restaurant cu fluctuație mare de personal — situație frecventă în HoReCa — aceste documente se pierd cel mai ușor. Un barista angajat pentru trei săptămâni de vară fără fișă de instructaj înseamnă o problemă la control, indiferent cât de bine stă restul actelor.

Franchisetech nu emite autorizații și nu ține evidența avizelor DSP sau ISU — acestea rămân documente fizice, obținute de la instituțiile competente și păstrate separat.

Ce acoperă direct: raportul Z zilnic, registrul de casă, NIR-urile la fiecare recepție de marfă, bonul de consum generat automat din vânzările cu rețetă și exportul acestor date pentru contabil. Documentele care demonstrează activitatea comercială și de gestiune curentă sunt generate și arhivate automat, cu istoric complet, oricând le poți descărca pentru un control.

Practic: ține avizele și autorizațiile într-un dosar (fizic sau scanat) lângă casă, iar pentru tot ce e fiscal și de gestiune zilnică, lasă sistemul să genereze documentele — nu le reconstitui manual la final de lună.