Diferența de stoc la inventarul anual: cum o documentați ca să nu pară nejustificată

Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, art. 7 alin. (1), obligă orice entitate să efectueze inventarierea generală a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii cel puțin o dată pe an. Normele de aplicare (Ordinul Ministerului Finanțelor Publice nr. 2861/2009) adaugă și alte situații care declanșează obligația: începutul activității, fuziune sau divizare, încetarea activității, la cererea organelor de control, la apariția unor indicii de plusuri sau lipsuri în gestiune, la predarea-primirea unei gestiuni, sau în caz de calamități ori alte cazuri prevăzute de lege.

Așa cum discutăm și în ghidul despre stoc fizic vs. scriptic, verificările frecvente (săptămânale sau lunare) sunt esențiale operațional, dar nu înlocuiesc inventarul general anual — sunt două obligații diferite, cu scopuri diferite.

Potrivit normelor OMFP nr. 2861/2009 (pct. 42), procesul-verbal de inventariere trebuie să conțină, în principal:

• Data întocmirii
• Numele membrilor comisiei de inventariere
• Numărul și data deciziei de numire a comisiei
• Gestiunea (sau gestiunile) inventariată
• Datele de început și de sfârșit ale operațiunii de inventariere
• Rezultatele inventarierii
• Concluziile și propunerile comisiei privind cauzele plusurilor și lipsurilor constatate și persoanele responsabile, cu propuneri de măsuri
• Volumul stocurilor depreciate, fără mișcare sau greu vandabile, cu propuneri de valorificare
• Propuneri de scoatere din funcțiune a mijloacelor fixe, respectiv de casare a obiectelor de inventar
• Constatări privind modul de păstrare, depozitare, conservare și asigurare a integrității bunurilor din gestiune

Un proces-verbal care omite oricare din aceste puncte e incomplet față de cerința legală, chiar dacă numărătoarea fizică a fost făcută corect.

Normele stabilesc două termene distincte de câte 7 zile lucrătoare, ușor de confundat:

• Comisia trebuie să predea propunerile sale administratorului în cel mult 7 zile lucrătoare de la terminarea efectivă a operațiunilor de inventariere (pct. 43)
• După ce administratorul aprobă procesul-verbal, rezultatele trebuie înregistrate în evidența tehnico-operativă în cel mult 7 zile lucrătoare de la data aprobării (pct. 45 alin. 1)

În practică, multe afaceri mici tratează inventarul ca un eveniment punctual — se numără marfa, se notează o cifră totală, și subiectul se închide. Cele două termene de mai sus există tocmai pentru că legea privește inventarul ca pe un proces cu etape documentate, nu ca pe o singură zi de numărătoare.

Lipsurile imputabile se evaluează la valoarea de înlocuire — costul de achiziție la prețul pieței, la data constatării pagubei, la care se adaugă taxele nerecuperabile (inclusiv TVA) și cheltuielile de transport-aprovizionare (pct. 39 din normele OMFP 2861/2009). Comisia are obligația să obțină explicații scrise de la persoanele responsabile pentru fiecare plus, lipsă sau depreciere constatată, înainte de a propune modul de regularizare.

Compensarea lipsurilor cu plusurile este permisă doar dacă există risc de confuzie între sortimentele aceluiași produs (diferă doar culoarea, modelul, mărimea sau ambalajul) și diferențele privesc aceeași perioadă de gestiune și aceeași gestiune (pct. 40 alin. 3-5). Compensarea nu este permisă dacă se dovedește că lipsa provine din furt sau din degradare din vina unei persoane responsabile (pct. 41) — în acel caz, lipsa rămâne imputabilă integral, fără a fi acoperită de un plus constatat în paralel.

Dacă la inventarul dumneavoastră apar frecvent lipsuri la un singur produs, fără o cauză evidentă de confuzie între sortimente, merită investigat punctual — vedeți și cauzele frecvente ale stocului negativ pentru un punct de plecare în diagnosticare.

franchisetech nu înlocuiește procesul-verbal legal, comisia numită prin decizie sau obligația de a documenta cauzele plusurilor și lipsurilor — acestea rămân, prin lege, un proces administrativ separat de orice software de gestiune. Ce oferă concret: balanța de stoc calculează automat, din NIR, rețete și vânzările înregistrate prin POS, care ar trebui să fie stocul scriptic la momentul inventarului, produs cu produs.

Asta înseamnă că, atunci când comisia de inventariere numără fizic marfa și compară cu sistemul, pornește de la o cifră scriptică deja corectă — nu de la un fișier Excel actualizat manual, cu propriile erori acumulate în timp. Investigarea unei diferențe mari, cerută de altfel de proces-verbal, are un punct de plecare direct din datele deja existente în sistem.