Stoc negativ în sistem — de unde apare și cum îl repari

Stocul negativ apare când sistemul arată o cantitate sub zero pentru un produs — de exemplu -1,3 kg de brânză, deși fizic nu poți avea mai puțin de zero brânză în frigider. Nu este o eroare de afișare: înseamnă că, undeva în lanțul rețetă → vânzare → NIR, s-a scăzut mai multă marfă decât a intrat efectiv în gestiune.

Un stoc negativ nu se repară singur. Dacă îl ignori, fiecare vânzare ulterioară a produsului respectiv adâncește diferența, iar la inventarierea fizică vei găsi o discrepanță pe care nu o mai poți reconstitui exact — nu mai știi din ce zi vine eroarea.

• Rețetă cu cantități greșite — reteta din sistem cere 120ml lapte, dar barista toarnă real 160ml la fiecare băutură
• Produs vândut fără rețetă configurată — un produs nou apare în POS înainte ca rețeta lui să fie completă, deci sistemul nu scade nimic din materia primă la vânzare, iar stocul afișat rămâne fals de mare până se corectează
• NIR introdus cu întârziere — marfa a ajuns fizic luni, dar NIR-ul e emis abia joi; între timp, vânzările au scăzut deja din stocul vechi, care ajunge negativ înainte ca noua cantitate să fie înregistrată
• Stoc inițial introdus greșit — la configurare, cantitatea de start a fost estimată, nu numărată fizic
• Pierdere sau consum nedocumentat — produs stricat, aruncat sau folosit greșit, fără o notă de ajustare de stoc

O cafenea are în rețeta de cappuccino 150ml lapte per porție. Real, baristul toarnă în medie 180ml — o diferență de 20% la fiecare băutură.

Dacă vinzi 60 de cappuccino pe zi:

• Consum conform rețetei: 60 × 150ml = 9 litri/zi
• Consum real: 60 × 180ml = 10,8 litri/zi
• Diferență: 1,8 litri/zi nejustificați în sistem

În 10 zile, stocul de lapte din sistem arată cu 18 litri mai mult decât ai fizic — suficient ca, la o comandă de aprovizionare calculată pe baza sistemului, să rămâi fără lapte mai devreme decât te aștepți, sau ca stocul să treacă în negativ dacă pornești de la o cantitate deja mică.

1. Faci o inventariere fizică a produsului afectat — numeri sau cântărești exact ce ai 2. Corectezi stocul din sistem la valoarea reală, cu o notă de ajustare care explică diferența (nu doar o suprascriere silențioasă) 3. Verifici rețeta — cantitățile din rețetă corespund cu ce se prepară real? Dacă nu, actualizezi rețeta 4. Verifici NIR-urile din perioada respectivă — există recepții de marfă introduse cu întârziere sau omise complet? 5. Documentezi cauza pentru contabil — o ajustare de stoc fără explicație ridică aceleași întrebări ca un transfer nedocumentat

În franchisetech, rapoartele de stoc semnalează vizual produsele cu cantitate negativă, ca să nu treacă neobservate până la inventarierea generală. Recalibrarea unei rețete (dacă porția reală diferă de cea configurată) se face o singură dată, iar toate vânzările ulterioare scad cantitatea corectă.

Disciplina care contează cel mai mult: NIR-ul se introduce în ziua recepției, nu «mai târziu, când am timp». Un stoc negativ este aproape întotdeauna semnul unei rețete nerealiste sau al unui NIR întârziat — rareori al unui furt, deși merită verificat și acest scenariu dacă diferențele sunt mari și repetate.