Inventar fizic vs. scriptic — de unde apar diferențele și cum le corectezi
Stocul scriptic e ce arată sistemul pe hârtie, stocul fizic e ce numeri pe raft. Diferențele dintre ele nu sunt un mister — au surse concrete. Cum le identifici și le corectezi.
Ce înseamnă stoc scriptic și stoc fizic
Stocul scriptic este cantitatea pe care sistemul o calculează matematic: ce ai primit prin NIR, minus ce ai consumat prin vânzări și rețete, minus scăzămintele înregistrate. Este o cifră teoretică, bazată pe documente.
Stocul fizic este ce numeri efectiv pe raft, în frigider sau în depozit, la un moment dat. În teorie, cele două ar trebui să coincidă. În practică, aproape niciodată nu coincid perfect — întrebarea este cât de mare e diferența și de unde vine.
De unde apar, de fapt, diferențele
Diferențele dintre stocul fizic și cel scriptic au surse concrete, nu apar din senin:
- Scăzăminte nereportate — un produs stricat sau expirat aruncat fără a fi înregistrat ca pierdere
- Porții din rețete setate greșit — rețeta zice 18g cafea, dar barista pune constant 22g
- Erori la recepția NIR — cantitatea introdusă în sistem nu corespunde cu ce a fost livrat efectiv
- Consum intern nedocumentat — o cafea oferită gratuit unui client sau furnizor, fără bon și fără notă de consum
- Erori de casă sau furt — mai rar, dar posibil, mai ales la produse cu valoare mare pe unitate
Fiecare din aceste cauze lasă o urmă diferită în tipul de discrepanță — de aceea contează să investighezi produs cu produs, nu doar valoarea totală.
Cum faci un inventar fizic corect
Un inventar fizic fiabil urmează câțiva pași simpli, dar respectați riguros:
1. Faci numărătoarea după închiderea zilei sau într-un moment cu vânzări oprite temporar, ca stocul să nu se miște în timpul numărării 2. Numeri fizic fiecare produs, pe unitatea de măsură corectă (kg, litri, bucăți) 3. Compari cantitatea numărată cu stocul scriptic afișat de sistem, produs cu produs 4. Notezi diferența exactă — nu doar valoarea totală, ci și la ce produs apare
Un inventar făcut în grabă, doar cu o estimare vizuală "cam atât mai e", nu îți dă cifre pe care te poți baza.
Cum interpretezi diferența
O diferență mică și relativ constantă lună de lună (de obicei sub câteva procente din valoarea stocului) este normală — vine din scăzăminte naturale ale produselor perisabile și din mici erori de porționare.
O diferență mare, concentrată la un singur produs sau apărută brusc într-o singură lună, nu este "normalitate statistică" — este un semnal specific de investigat: o rețetă greșit configurată, o recepție introdusă eronat sau o problemă de proces care merită găsită, nu ignorată pentru că "așa se întâmplă".
Cât de des faci inventar
Pentru produsele perisabile cu valoare mare (cafea, carne, lactate), o verificare săptămânală ține diferențele mici și ușor de urmărit la sursă. Pentru un inventar complet, pe toate produsele din gestiune, o dată pe lună este ritmul obișnuit în HoReCa.
Un inventar complet făcut o dată pe an, ca formalitate contabilă, nu ajută operațional — diferențele acumulate timp de 12 luni devin imposibil de atribuit unei cauze precise.
Cum ajută franchisetech
Stocul scriptic se calculează automat din NIR, rețete și vânzări înregistrate prin POS, fără introducere manuală separată. Asta înseamnă că diferența constatată la inventarul fizic arată exact ce nu a fost documentat corect în cursul lunii — un scăzământ uitat, o rețetă cu porții greșite — nu o eroare de calcul a sistemului.
Balanța de stoc îți arată intrările și ieșirile pe fiecare produs, deci investigarea unei diferențe mari pornește direct de la datele deja existente, nu de la zero.
Funcționalitate în franchisetech
Vrei să gestionezi asta direct din aplicație? franchisetech are această funcționalitate inclusă.
Descoperă funcționalitatea