Cheltuieli deductibile în HoReCa — ce poți trece și ce nu

O cheltuială trecută greșit ca deductibilă nu doar riscă o problemă la control — umflă artificial imaginea de profitabilitate pe care o vezi tu ca proprietar. Dacă în calculul tău de marjă apar cheltuieli care de fapt nu se scad din baza impozabilă, impozitul pe profit calculat de contabil va fi diferit de ce ai estimat tu, iar surpriza vine trimestrial.

Regula generală: o cheltuială este deductibilă dacă este efectuată în scopul obținerii de venituri impozabile și este justificată cu document. Fără document, indiferent cât de evident e scopul ei de afacere, cheltuiala devine nedeductibilă.

• Materie primă și marfă — cafea, lapte, alimente, băuturi, ambalaje — cu condiția să existe NIR sau factură de achiziție
• Chiria spațiului și utilitățile (curent, apă, gaz, internet)
• Salariile și contribuțiile aferente personalului angajat
• Consumabile de curățenie și igienă, obligatorii pentru funcționarea unei unități alimentare
• Mentenanța echipamentelor — service la espressor, frigidere, cuptor
• Comisioanele de la procesatorul de plăți cu cardul
• Chiria sau leasingul echipamentelor (casă de marcat, POS, mobilier)

Toate acestea sunt deductibile integral atât timp cât sunt justificate documentar (factură, NIR, chitanță fiscală) și sunt legate de activitatea curentă.

Câteva categorii frecvente în HoReCa sunt deductibile doar parțial sau condiționat — verifică plafoanele exacte cu contabilul, pentru că se pot modifica de la un an fiscal la altul:

• Cheltuielile de protocol (mese cu parteneri, degustări pentru furnizori) — deductibile doar în limita unui plafon legal, calculat ca procent din profitul contabil ajustat
• Cheltuielile cu autovehiculele folosite mixt (aprovizionare + uz personal) — deductibilitate parțială dacă vehiculul nu este utilizat exclusiv pentru activitatea firmei
• Uniformele de lucru — deductibile dacă sunt prevăzute în regulamentul intern ca obligatorii pentru personal
• Abonamentele telefonice mixte — deductibile proporțional cu utilizarea în scop de afacere, dacă nu există un telefon dedicat exclusiv firmei

Aceste plafoane sunt stabilite prin legislație fiscală și pot varia — nu le calcula singur, cere-i contabilului formula exactă aplicabilă anului curent.

• Amenzile (ANAF, DSP, ISU, rutiere) — niciodată deductibile, indiferent de motiv
• Cheltuielile fără document justificativ — bon de mână scris, achiziție de la un furnizor fără factură
• Cheltuielile personale trecute pe firmă — cumpărături pentru casă, mese de familie decontate ca protocol
• Lipsurile de gestiune neexplicate — diferența de stoc constatată la inventar și netrecută pe o cauză justificată (perisabilitate normată, casare documentată)

Cea mai frecventă greșeală pe care o vedem la afaceri mici HoReCa: proprietarul plătește un furnizor ocazional (o cutie de decorațiuni, un aranjament floral) în numerar, fără factură, și trece suma direct ca și cheltuială pe firmă. Fără document, contabilul nu o poate deduce — indiferent cât de reală a fost cheltuiala.

• Pentru marfă și materie primă: factura furnizorului + NIR-ul aferent
• Pentru utilități și chirie: factura emisă pe numele firmei
• Pentru salarii: statul de plată și contractul de muncă
• Pentru protocol: factura fiscală + lista participanților, dacă este cerută de politica internă
• Pentru mentenanță echipamente: factura de service + certificatul de garanție, dacă e cazul

Documentele se păstrează minimum atâta timp cât o cere legislația arhivării financiar-contabile — întreabă contabilul termenul exact aplicabil tipului de document, pentru că diferă între documente fiscale și cele de personal.

Franchisetech nu decide ce este deductibil — asta rămâne decizia contabilului, pe baza legislației fiscale în vigoare. Ce poate face sistemul: să păstreze NIR-urile și bonurile de consum organizate, cu furnizor, dată și valoare, astfel încât fiecare leu de marfă intrată în gestiune să aibă documentul care îl justifică.

Când contabilul întreabă «de unde vine factura asta de la furnizorul de cafea», răspunsul e în NIR-ul din sistem, nu într-un teanc de facturi căutate retroactiv.