E-Factura pentru vânzări către persoane fizice — ce înseamnă, de fapt, pentru un local HoReCa

OUG nr. 69/2024 a extins sistemul RO e-Factura și la tranzacțiile dintre firme și persoane fizice (B2C) — opțional în a doua jumătate a lui 2024, obligatoriu de la 1 ianuarie 2025. Multe articole și discuții de proprietari HoReCa din 2025 au tratat asta ca pe o schimbare majoră a modului în care se vinde zilnic la casă — dar, pentru majoritatea vânzărilor dintr-o cafenea sau restaurant, nu e cazul. Vedeți secțiunea următoare pentru motiv.

Codul Fiscal, la art. 319 alin. (12) și (21), califică un bon fiscal (sau alt document similar emis de o casă de marcat) drept factură simplificată atunci când valoarea nu depășește 100 EUR — iar facturile simplificate sunt exceptate de la obligația de transmitere prin RO e-Factura. Asta înseamnă că vânzarea obișnuită dintr-o cafenea sau restaurant — un cappuccino, o masă de familie, orice bon fiscal emis normal prin POS — nu trebuie încărcată separat în sistemul e-Factura. Bonul rămâne exact ce a fost mereu: documentul fiscal al vânzării, emis prin casa de marcat conectată la ANAF.

Aceasta e distincția pe care mulți proprietari o ratează: e-Factura B2C nu înseamnă «orice vânzare către un client obișnuit trebuie transmisă prin platforma ANAF» — înseamnă altceva, explicat mai jos.

Obligația de transmitere prin RO e-Factura se activează atunci când emiteți efectiv o factură (nu un bon fiscal) către o persoană fizică — de exemplu, un client care cere o factură cu numele lui, pentru a o deconta la propria firmă sau pentru alte scopuri. În acest caz, factura trebuie transmisă prin sistemul RO e-Factura, în termen de 5 zile lucrătoare de la emitere.

Dacă activitatea dumneavoastră constă aproape exclusiv în vânzări prin bon fiscal, iar facturile către persoane fizice sunt rare (cazuri punctuale, la cerere), impactul practic al e-Factura B2C asupra fluxului zilnic de la casă e minim — dar e important să știți exact în ce moment obligația se activează, ca să nu rateze termenul de 5 zile atunci când apare o cerere de factură.

Legea prevede sancțiuni pentru netransmiterea la timp a unei facturi B2C prin RO e-Factura, diferențiate în funcție de categoria de contribuabil — verificați cuantumul actualizat cu contabilul dumneavoastră sau pe portalul ANAF, pentru că aceste amenzi se pot ajusta, și nu vă bazați pe o cifră reținută dintr-un articol mai vechi.

• [ ] Vânzările obișnuite prin bon fiscal, sub 100 EUR, nu necesită nicio acțiune suplimentară legată de e-Factura
• [ ] Dacă un client cere o factură (nu doar bon), aveți un proces clar pentru a o emite și transmite prin RO e-Factura în 5 zile lucrătoare
• [ ] Personalul de la casă știe diferența dintre «dați-mi bonul» și «am nevoie de factură pe firmă», ca să direcționeze corect cererea
• [ ] Verificați periodic cu contabilul dacă procedura internă reflectă corect regulile curente — zona asta a legislației s-a schimbat de mai multe ori din 2024