Când sunteți obligat să emiteți bon fiscal și ce se întâmplă dacă nu o faceți

Dacă încasați bani de la o persoană fizică pentru un produs sau serviciu, tranzacția trebuie să treacă prin AMEF (aparatul de marcat electronic fiscal) și să fie fiscalizată — indiferent de sumă. Un espresso de 8 lei intră sub aceeași regulă ca o notă de plată de 300 de lei pentru o masă de familie.

Important: din 26 decembrie 2024, Legea nr. 317/2024 a modificat OUG 28/1999 exact pe partea de tipărire/înmânare a bonului la plata cu cardul — vedeți secțiunea următoare. Regula veche («orice metodă de plată, fără excepție, generează bon tipărit și oferit») nu mai e completă, deci actualizează orice procedură internă scrisă înainte de 2025.

Legea nr. 317/2024 a introdus o excepție: pentru încasările cu cardul de debit sau credit, comerciantul nu mai este obligat să tipărească și să înmâneze bonul fiscal clientului — decât dacă acesta îl cere explicit. Extrasul de cont bancar funcționează ca dovadă a plății pentru drepturile consumatorului, potrivit OG 21/1992.

Atenție la ce NU s-a schimbat: tranzacția tot trebuie înregistrată și fiscalizată prin AMEF în momentul plății — legea a scutit doar pasul de tipărire/înmânare a hârtiei, nu obligația de a trece vânzarea prin casa de marcat. Pentru plata cash, obligația de a emite și oferi bonul rămâne neschimbată. Verificați întotdeauna cu contabilul dumneavoastră dacă procedura internă din local reflectă corect distincția asta, pentru că e ușor să confundați «nu mai trebuie tipărit» cu «nu mai trebuie înregistrat».

Pentru plata în numerar, obligația comerciantului este în continuare să emită bonul și să îl pună la dispoziția clientului în momentul plății — nu să aștepte ca acesta să îl ceară. Clientul poate alege să nu îl ia (mulți lasă bonul pe masă la plecare), dar dumneavoastră tot trebuie să îl fi emis și oferit.

Din perspectiva unui control, diferența contează: un bon emis și refuzat de client este conform. O vânzare cash fără bon emis deloc nu este.

La livrare (delivery) sau la o comandă telefonică plătită în momentul livrării, tranzacția trebuie fiscalizată la momentul încasării, indiferent unde are loc fizic — regula de fond nu s-a schimbat. Ce diferă e doar dacă bonul tipărit trebuie și înmânat curierului/clientului: la plata cash, da, obligatoriu; la plata cu cardul (POS mobil la livrare), tipărirea rămâne opțională, dar tranzacția tot trebuie fiscalizată în același moment.

În practică, multe afaceri mici greșesc aici — încasează la livrare, notați comanda într-un caiet sau într-un grup de WhatsApp, și fiscalizează vânzarea (dacă o fac) abia a doua zi, agregat. Asta nu respectă momentul legal de fiscalizare și creează exact tipul de neconcordanță pe care un inspector îl caută.

Neemiterea bonului fiscal este o abatere contravențională, sancționată cu amendă — cuantumul depinde de încadrarea faptei și de eventuala recidivă, așa că verificați valoarea actualizată cu contabilul dumneavoastră sau pe portalul ANAF.

La recidivă sau la constatarea unui tipar (mai multe vânzări fără bon, nu un incident izolat), riscul crește dincolo de amendă — poate ajunge la suspendarea temporară a activității punctului de lucru.

Cea mai sigură metodă de a nu rata bonuri fiscale este să eliminați pasul manual din proces. În franchisetech, fiecare vânzare finalizată în POS trimite automat comanda către AMEF, care emite bonul fiscal la momentul plății — nu există un pas separat de «nu uita să bagi vânzarea în casă».

Asta contează mai ales la ore de vârf, când personalul lucrează rapid și riscul de a sări un pas manual crește. Dacă bonul se emite automat odată cu finalizarea plății în POS, nu mai depinde de memoria casierului.