Bon fiscal emis cu cotă de TVA greșită — cum corectați după emitere

Mecanismul legal de corectare a unui bon fiscal emis greșit este același indiferent ce anume ați greșit — produsul, cantitatea, suma sau cota de TVA: stornarea, cu bază în normele de aplicare a OUG 28/1999 (aprobate prin HG 479/2003). Pașii concreți, documentele necesare și ce faceți dacă observați greșeala abia după închiderea zilei sunt explicate pe larg aici — nu le repetăm în articolul de față.

Ce e diferit la o cotă de TVA greșită — de exemplu un produs bătut la 21% când trebuia 11%, sau invers — e ce se întâmplă cu banii deja încasați. La o eroare de sumă, diferența e, practic, banii afacerii: fie ați luat în plus de la client, fie în minus. La o eroare de cotă TVA, o parte din suma încasată e declarată explicit pe bon drept TVA — bani colectați, formal, în numele statului, nu venit propriu. Asta schimbă exact ce puteți repara doar printr-o notă contabilă internă și ce nu, mai ales dacă între timp clientul a plecat.

Cotele de TVA din România s-au schimbat prin Legea nr. 141/2025, cu normele de aplicare date prin HG 602/2025, ambele cu efect din 1 august 2025: cota standard a urcat de la 19% la 21%, iar fostele cote reduse de 9% și 5% au fost unificate într-o singură cotă redusă de 11%. Pentru un local HoReCa, cota de 11% acoperă serviciile de restaurant și catering, precum și alimentele în general — cu excepția băuturilor alcoolice, a băuturilor nealcoolice îndulcite încadrate la codul NC 2202 și a alimentelor cu conținut mare de zahăr adăugat, care rămân la cota standard de 21%. Cota 0% rămâne rezervată operațiunilor scutite prin lege — nu e o cotă pe care o alegeți pentru un client obișnuit la masă.

În practică, o sursă frecventă chiar a erorii de cotă e obișnuința cu cifrele vechi: cineva care a lucrat cu sistemul dinainte de august 2025 poate încă "gândi" în 19% sau 9%, sau confundă cota redusă actuală cu fosta cotă suplimentară de 5%, care nu mai funcționează ca atare pentru alimentație. Dacă un produs din sistem are o cotă care nu e nici 21%, nici 11%, nici 0%, verificați configurarea înainte de orice altceva — poate să nu fie o greșeală de moment, ci o setare veche, nemodificată de la schimbarea legii.

Dacă observați eroarea de cotă chiar în timpul vânzării, înainte ca bonul să fie tipărit, corectarea e directă. Conform art. 33 lit. B.c din normele de aplicare a OUG 28/1999 (HG 479/2003), o eroare poate fi corectată la momentul respectiv, fără dosar separat, cât timp bonul nu a fost încă emis și corecția nu duce valoarea totală în negativ.

Dacă bonul greșit a apucat deja să fie tipărit, dar clientul e tot la casă, se aplică aceeași procedură de stornare: stornați bonul, restituiți efectiv banii încasați de la client, apoi emiteți bonul corect cu cota de TVA corectă setată pe produs. Pentru că banii se întorc fizic la client, iar tranzacția corectă e una nouă și completă, nu rămâne nimic de reglat ulterior pe cota greșită — ea pur și simplu nu mai există în vânzările zilei.

Aici lucrurile se complică față de o simplă eroare de sumă. Tehnic, stornarea prin aparatul fiscal rămâne posibilă cât timp raportul Z al zilei nu a fost generat — ziua fiscală e încă deschisă. Dar o stornare pentru eroare de cotă TVA presupune, în esență, să declarați că suma încasată de la un client pe care nu îl mai aveți în față conținea, de fapt, un alt TVA decât cel scris pe bon — și asta ridică o problemă pe care o eroare de sumă nu o are.

Potrivit unui răspuns de specialitate din consultanța fiscal-contabilă, pe exact acest tip de speță, odată ce TVA-ul a fost efectiv încasat pe bon de la o persoană fizică, o simplă "reglare contabilă" care ar muta diferența de TVA la veniturile firmei ar însemna, practic, o îmbogățire fără justă cauză în detrimentul statului — pentru că acel TVA a fost colectat în numele statului, nu ca venit al afacerii (raționament bazat pe art. 330 din Codul Fiscal și art. 33 și 36 din normele de aplicare a OUG 28/1999). Cu alte cuvinte: stornarea bonului și reemiterea unuia cu cota corectă nu înseamnă automat că diferența de TVA poate trece, pur și simplu, la profitul firmei. Pentru un caz ca acesta, discutați explicit cu contabilul dumneavoastră înainte să considerați situația rezolvată — nu e o decizie de luat singur, doar din ecranul POS-ului.

Dacă raportul Z al zilei a fost deja generat, jurnalul electronic al acelei zile e definitiv — stornarea prin aparatul fiscal nu mai e o opțiune, la fel ca la orice altă corectare de bon după închidere. Pentru o eroare de cotă TVA, asta separă problema în două:

1. Pentru viitor — corectați imediat cota de TVA configurată pe produsul respectiv, ca eroarea să nu se repete pe fiecare bon următor. Cu cât durează mai mult până corectați setarea, cu atât se adună mai multe bonuri greșite de tratat retroactiv. 2. Pentru trecut — TVA-ul deja colectat la cota greșită, pe bonurile deja emise, nu se repară printr-o simplă notă în POS. Devine subiect de discuție directă cu contabilul dumneavoastră, care stabilește tratamentul corect — inclusiv dacă e nevoie de regularizare cu ANAF pentru perioada afectată.

Cu cât greșeala de cotă e descoperită mai târziu — după mai multe zile sau săptămâni, nu doar după o singură închidere — cu atât perioada de regularizat pentru contabil e mai mare. E un motiv concret să verificați periodic, nu doar la control, dacă produsele din meniu au cotele de TVA setate corect.

Cota de TVA se configurează o singură dată, la nivel de produs, în franchisetech — nu se alege manual de casier la fiecare vânzare și nu depinde de canalul prin care se vinde produsul (masă, livrare, take-away). Asta elimină cea mai frecventă sursă de eroare umană: alegerea greșită a cotei în mijlocul unei vânzări aglomerate.

Raportul Z arată TVA-ul colectat defalcat pe fiecare cotă prezentă în vânzările zilei. Dacă un produs are cota setată greșit, discrepanța devine vizibilă rapid — de multe ori chiar în aceeași zi, ceea ce vă lasă varianta mai simplă de stornare prin aparat, descrisă mai sus, în loc de o corecție contabilă ulterioară. Dacă totuși o greșeală de cotă ajunge să fie descoperită după închiderea zilei, franchisetech păstrează istoricul complet al vânzărilor și al modificărilor de produs, ca să aveți exact datele de care contabilul are nevoie pentru regularizare.