Transfer de stoc între locații — cum îl documentezi corect

O cafenea cu două locații are frecvent acest scenariu: locația din centru rămâne fără sirop de vanilie sâmbătă la prânz, în timp ce locația din cartier mai are patru sticle nedeschise. În loc să aștepți o comandă nouă de la furnizor, care poate dura una-două zile, muți stocul dintr-o locație în alta.

Același lucru se întâmplă cu marfa perisabilă — lapte, frișcă, brânză proaspătă — când o locație a comandat prea mult și cealaltă riscă să rămână fără. Transferul între locații este normal și util. Problema apare când nu este documentat corect.

• Data și ora transferului
• Locația sursă și locația destinație
• Produsele transferate — denumire, unitate de măsură, cantitate
• Valoarea transferată — pe baza costului de achiziție al produsului
• Persoana responsabilă la fiecare locație — cine a scos marfa, cine a confirmat primirea

Fără aceste date, stocul din sistem al fiecărei locații rămâne nesincronizat cu realitatea fizică — locația sursă arată mai multă marfă decât are, locația destinație mai puțină decât a primit.

«I-am trimis lui Andrei 5 kg de cafea, notează el la el» este cea mai frecventă formă de transfer nedocumentat — și cea mai ușor de uitat până la inventariere. Câteva luni mai târziu, la inventarul general, locația sursă are un minus de 5 kg de cafea pe care nimeni nu-l poate explica, iar locația destinație are un surplus similar, nejustificat prin niciun document.

Contabilul nu poate justifica o diferență de stoc între locații pe baza unei conversații. La un control, o discrepanță nedocumentată între gestiunile a două puncte de lucru ale aceleiași firme ridică întrebări pe care un simplu mesaj nu le rezolvă.

Locația Centru transferă către locația Nord 5 kg de cafea boabe, cost de achiziție 46 lei/kg.

• Cantitate transferată: 5 kg
• Valoare transferată: 5 × 46 = 230 lei
• Stoc locație Centru: scade cu 5 kg (și cu 230 lei valoare)
• Stoc locație Nord: crește cu 5 kg (și cu 230 lei valoare)

Ambele locații trebuie să reflecte mișcarea în aceeași zi, cu aceeași valoare — altfel balanța cantitativ-valorică pe fiecare gestiune nu se închide corect la finalul lunii.

Pentru afacerile cu mai multe locații, franchisetech are un modul dedicat de transfer intern de stoc. Alegi locația sursă și locația destinație, selectezi produsul și cantitatea, iar sistemul generează automat bonul de transfer cu valoarea calculată din costul de achiziție curent.

Stocul ambelor locații se actualizează instant — locația sursă scade, locația destinație crește, fără să introduci nimic manual de două ori. Istoricul transferurilor rămâne vizibil per locație, util atât pentru inventariere, cât și pentru contabil la închiderea lunii.