Reconcilierea card vs. numerar la finalul zilei — pas cu pas

Raportul Z vă arată ce a înregistrat sistemul POS ca vânzări cu cardul într-o zi. Extrasul de decontare de la procesatorul de plăți (sau extrasul bancar) vă arată ce a intrat efectiv în cont. Cele două cifre ar trebui să coincidă — dar în practică, diferite motive pot face să nu se potrivească exact.

Dacă nu verificați periodic această corespondență, puteți descoperiți luni mai târziu că lipsesc bani din decontări dintr-o cauză tehnică nesesizată la timp — mult mai greu de investigat retroactiv decât dacă ați fi prins diferența în ziua respectivă.

1. Generați raportul Z al zilei și notați totalul vânzărilor cu cardul conform sistemului POS 2. Extrageți extrasul de decontare al terminalului de plată (sau al procesatorului) pentru aceeași zi 3. Comparați totalul din raportul Z cu totalul decontat 4. Dacă cifrele coincid — bifați și arhivați 5. Dacă nu coincid, identificați diferența specifică: o tranzacție lipsă, un comision neașteptat, o decontare întârziată 6. Notați explicația găsită, chiar dacă diferența e minoră — un istoric de explicații vă ajută dacă discrepanțele devin un tipar

• Comisioane reținute de procesator — suma decontată e mai mică decât vânzarea brută cu procentul comisionului, ceea ce e normal și nu e o "eroare", dar trebuie contabilizat separat, nu confundat cu o lipsă
• Decontare întârziată (T+1 sau T+2) — vânzările de vineri seara pot apărea în extras abia luni, ceea ce face reconcilierea "zi cu zi" să pară greșită dacă nu țineți cont de decalaj
• Tranzacție eșuată dar înregistrată greșit ca reușită — rar, dar posibil dacă terminalul are o problemă de conexiune chiar în momentul confirmării
• Bacșiș pe card amestecat cu vânzarea — dacă bacșișul nu e separat corect, suma decontată totală poate părea mai mare decât vânzările din raportul Z, fără să fie o eroare reală

Odată identificată sursa diferenței, o notați explicit — nu doar "nu se potrivește, o las așa". Pentru comisioane, notați procentul reținut ca să puteți verifica dacă rămâne constant. Pentru decontări întârziate, notați decalajul (T+1, T+2) ca referință pentru reconcilierile viitoare. Pentru orice tranzacție care pare complet lipsă din decontare, contactați procesatorul de plăți direct — nu presupuneți că "se rezolvă singur".

O discrepanță nedocumentată azi devine o discuție greu de reconstituit peste trei luni, când nimeni nu-și mai amintește exact ce s-a întâmplat în ziua respectivă.

Raportul Z din franchisetech separă clar totalul vânzărilor pe metode de plată — numerar, card, online — exact defalcarea de care aveți nevoie pentru a compara cu extrasul de decontare al procesatorului dumneavoastră de plăți. Fiecare raport Z rămâne arhivat și poate fi descărcat oricând, astfel încât reconcilierea nu trebuie făcută obligatoriu în aceeași zi — puteți compara și retroactiv, cu aceleași cifre exacte pe care sistemul le-a înregistrat atunci.

franchisetech nu se conectează automat la extrasul bancar sau la procesatorul de plăți — reconcilierea finală, cifră cu cifră, rămâne un pas manual, dar porniți de la o defalcare corectă și completă din partea POS-ului, nu de la un total generic.