Raportarea SAF-T (D406) pentru HoReCa — cine trebuie să o depună și din când
Perioadele de grație pentru contribuabilii mici s-au încheiat — dacă aveți un SRL mic în HoReCa, obligația de raportare SAF-T (D406) se aplică deja. Ce înseamnă concret și ce acoperă exportul din programul de gestiune.
Ce este SAF-T și de ce a devenit relevant pentru afaceri mici
SAF-T (Standard Audit File for Tax) este declarația informativă D406, un raport standardizat pe care ANAF îl cere periodic pentru a verifica, electronic, corespondența dintre datele contabile ale unei firme și declarațiile fiscale depuse. Obligația a fost introdusă prin OPANAF nr. 1783/2021 și aplicată gradual, pe categorii de contribuabili:
- Contribuabili mari: obligație din 1 ianuarie 2022
- Contribuabili mijlocii: obligație din 1 ianuarie 2023
- Contribuabili mici (categoria în care se încadrează majoritatea afacerilor HoReCa independente): obligație din 1 ianuarie 2025
Perioadele de grație acordate inițial fiecărei categorii s-au încheiat între timp — dacă operați un SRL mic în HoReCa, obligația se aplică deja efectiv, fără o perioadă de toleranță rămasă.
Ce riscați dacă nu depuneți la timp sau depuneți incorect
Potrivit Codului de procedură fiscală, nedepunerea la termen a declarației D406 se sancționează cu amendă între 1.000 și 5.000 lei, iar depunerea unei declarații incorecte sau incomplete, cu amendă între 500 și 1.500 lei. Nu se aplică sancțiune dacă eroarea este corectată înainte de următorul termen de depunere, sau dacă întârzierea s-a datorat unor cauze care nu au ținut de contribuabil.
Aceste cuantumuri se pot actualiza — verificați cu contabilul dumneavoastră valoarea curentă la momentul unui eventual control sau al depunerii declarației.
Ce acoperă exportul disponibil în franchisetech — și ce nu
franchisetech oferă un export SAF-T pentru partea de mișcări de stoc (recepții prin NIR, ieșiri prin vânzare, scăzăminte, ajustări, retururi) — secțiunea din declarația D406 care se bazează pe date de gestiune, nu pe contabilitatea completă a firmei. Acest export nu este o depunere certificată de sine stătătoare — este un draft structurat corect după schema oficială ANAF, care trebuie verificat și integrat de contabilul dumneavoastră în declarația D406 completă a firmei, alături de partea de registru general contabil (jurnal, balanțe, solduri) pe care programul de gestiune nu o gestionează.
Un program de gestiune ca franchisetech nu ține o contabilitate în partidă dublă — nu are conturi contabile, solduri de furnizori sau clienți, sau coduri vamale per produs, elemente pe care schema SAF-T le cere pentru anumite secțiuni. Exportul acoperă exact ce sistemul chiar știe cu certitudine — mișcările de stoc reale, din NIR și vânzări — nu inventează date pentru secțiunile pe care nu le gestionează.
Cum funcționează practic acest flux
1. Exportați din franchisetech secțiunea de mișcări de stoc pentru perioada raportată, în formatul XML compatibil cu schema SAF-T 2. Trimiteți exportul contabilului dumneavoastră, care îl validează și îl integrează în declarația D406 completă a firmei 3. Contabilul depune declarația finală către ANAF, cu responsabilitatea de a confirma corectitudinea întregului conținut, nu doar a secțiunii de stoc
Acest flux nu elimină nevoia unui contabil pentru raportarea SAF-T — o reduce la partea pe care contabilul altfel ar trebui să o reconstituie manual din facturi și NIR-uri împrăștiate.
Checklist
- [ ] Confirmați cu contabilul dumneavoastră dacă firma se încadrează deja la categoria «contribuabil mic» obligată să depună SAF-T
- [ ] Verificați termenul de depunere aplicabil situației dumneavoastră (lunar, trimestrial, în funcție de perioada fiscală)
- [ ] Exportați secțiunea de mișcări de stoc din franchisetech și trimiteți-o contabilului cu suficient timp înainte de termen
- [ ] Nu presupuneți că exportul de stoc, singur, reprezintă o depunere completă — contabilul trebuie să îl integreze în declarația D406 a firmei