Închiderea zilei la cafenea — ce trebuie să faci înainte să pleci acasă

Majoritatea problemelor contabile dintr-o cafenea sau restaurant nu apar la control fiscal — apar zi de zi, când sertarul nu se potrivește cu ce arată sistemul și nimeni nu știe de ce.

Dacă la finalul zilei ai 50 de lei mai puțin decât ar trebui sau 30 de lei în plus, și nu înregistrezi diferența și nu o investighezi, la finalul lunii ai o sumă pe care contabilul nu o poate explica.

Închiderea corectă a zilei durează 5–10 minute. Săritul ei creează probleme care durează ore să fie rezolvate ulterior.

1. Ultima vânzare înregistrată în sistem Nu închizi casa dacă mai ai clienți de servit. Toate vânzările din ziua respectivă trebuie să fie în sistem înainte de a genera raportul Z.

2. Generezi Raportul Z Din aplicația POS, secțiunea Rapoarte → Raport Z zilnic. Selectezi data de azi. Sistemul calculează totalul vânzărilor, defalcarea pe numerar și card, TVA-ul colectat.

3. Numeri sertarul Numeri fizic tot numerarul din sertar. Scazi fondul de deschidere (suma cu care ai început ziua). Ce rămâne este numerarul din vânzări.

4. Compari cu raportul Z Raportul Z îți arată cât numerar ar trebui să fie în vânzări. Dacă numărul din sertar ≠ numărul din sistem — investighezi înainte de a arhiva.

5. Notezi diferența (dacă există) Rest dat greșit, corecție de preț, vânzare anulată — orice explicație trebuie notată. Fără notă, diferența rămâne inexplicabilă la control.

6. Arhivezi raportul Z Salvezi sau tipărești raportul Z. Unii contabili cer copia fizică, alții acceptă PDF. Franchisetech păstrează toate rapoartele Z pe server — le poți descărca oricând.

Raportul Z nu este opțional dacă operezi o casă de marcat fiscală. ANAF poate solicita la control rapoartele Z pentru orice perioadă.

Dacă raportul Z lipsește pentru o zi:

• Nu poți demonstra că vânzările din ziua respectivă au fost înregistrate fiscal
• Contabilul nu poate justifica veniturile din ziua respectivă
• La control fiscal, zilele fără raport Z sunt tratate ca zile fără înregistrare fiscală — amendă

Din punct de vedere practic: fără raport Z, numerarul din sertar nu are o origine documentată. Asta e o problemă mai mare decât diferența de 20 de lei pe care voiai să o lași pentru mâine.

La finalul zilei, secțiunea Rapoarte → Raport Z zilnic:

1. Selectezi data 2. Apeși Încarcă — raportul se generează instant din datele sesiunii POS 3. Verifici: total vânzări, numerar așteptat, card total, TVA 4. Dai click pe Descarcă Registru de casă — documentul legal cu toate mișcările de numerar 5. Opțional: tipărești sau trimiți PDF contabilului

Franchisetech arhivează automat fiecare raport Z. Dacă contabilul sau inspectorul solicită raportul Z din 14 octombrie — îl găsești în 30 de secunde.

Printează sau salvează această listă și pune-o la casa de marcat:

• [ ] Toate vânzările din ziua de azi sunt înregistrate în sistem
• [ ] Raportul Z a fost generat pentru data de azi
• [ ] Sertarul a fost numărat și comparat cu totalul din raportul Z
• [ ] Diferența (dacă există) a fost notată cu explicație
• [ ] Registrul de casă a fost descărcat sau tipărit
• [ ] Numerarul de depus a fost pus la loc sigur
• [ ] Fondul de deschidere pentru mâine a rămas în sertar

Dacă toate cele 7 puncte sunt bifate — poți pleca acasă liniștit.