Ce faceți dacă imprimanta fiscală nu tipărește bonul, în mijlocul vânzării

Situația e prevăzută explicit în OUG nr. 28/1999 (republicată), art. 1 alin. (8): "În cazul defectării aparatelor de marcat electronice fiscale, până la repunerea în funcţiune a acestora, operatorii economici utilizatori sunt obligaţi să înregistreze într-un registru special, întocmit în acest sens, toate operaţiunile efectuate şi să emită chitanţe, în condiţiile legii, pentru respectivele operaţiuni şi facturi, la cererea clientului."

Asta include orice situație în care aparatul nu tipărește — hârtie terminată, cap de imprimare blocat, eroare mecanică sau electronică. Excepția de la obligația registrului special se aplică doar taxiurilor și aparatelor integrate în echipamente nesupravegheate (automate) — nicio excepție relevantă pentru o cafenea sau un restaurant.

Art. 1 alin. (8¹) din OUG 28/1999 vă obligă să notificați imediat distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditată, în modul stabilit prin contract la momentul achiziționării aparatului — de exemplu telefon urmat de email, sau un formular online, în funcție de furnizor. Legea e explicită: "Notificarea efectuată în alt mod decât cel stabilit de părţile contractante nu este valabilă" — deci verificați dinainte, nu în momentul crizei, care e metoda agreată cu furnizorul dumneavoastră.

Păstrați dovada notificării (email trimis, confirmare telefonică notată cu oră și persoană) — la un control, dumneavoastră trebuie să demonstrați că ați anunțat, nu distribuitorul.

Până la repunerea în funcțiune, toate operațiunile se înregistrează într-un registru special, ținut fizic la punctul de lucru:

• Fiecare vânzare se notează cronologic, fără ștersături și fără spații libere lăsate necompletate
• Pentru fiecare operațiune se emite o chitanță (nu bon fiscal) către client
• Dacă clientul cere factură, i-o eliberați conform legii

Registrul special și raportul fiscal de închidere zilnică sunt documentele pe care organele fiscale le au în vedere la verificarea veniturilor care stau la baza impozitelor datorate — nu sunt o formalitate secundară. Registrul special se arhivează și se păstrează 10 ani, aceeași perioadă ca memoria fiscală a aparatului.

Chitanța emisă manual în această perioadă nu este un document fiscal echivalent bonului — este documentul-punte prevăzut de lege exact pentru acest interval. Nu o confundați cu o factură și nu încercați să "recreați" ulterior bonuri fiscale retroactiv pentru vânzările din perioada de defectare — asta nu este posibil și nici legal.

Defecțiunea aparatului nu este un motiv să opriți vânzarea sau să refuzați clienți "până se repară aparatul". Vânzarea tot trebuie să aibă loc și să fie înregistrată — doar că prin registrul special și chitanță, nu prin bon fiscal, cât timp aparatul e indisponibil.

La repunerea în funcțiune, tehnicianul de service care intervine trebuie să noteze în registrul special sau în cartea de intervenții data și ora la care aparatul și-a reluat funcționarea, sub semnătură și cu numele în clar. Acest pas nu este opțional — face parte din documentația care demonstrează, la un eventual control, perioada exactă de indisponibilitate și că ați respectat procedura pe toată durata ei.

Păstrați cartea de intervenții și registrul special împreună, accesibile rapid — sunt exact documentele cerute primele la un control, alături de rapoartele Z.

Câteva măsuri simple reduc frecvența și impactul defecțiunilor:

• Păstrați întotdeauna o rolă de hârtie de rezervă lângă aparat, de tipul recomandat în manualul de utilizare
• Nu permiteți intervenții tehnice decât persoanelor autorizate — legea interzice explicit accesul altor persoane la componentele aparatului
• Păstrați la îndemână cartea de intervenții și datele de contact ale distribuitorului autorizat, nu doar "undeva în birou"

franchisetech trimite comanda de emitere către aparatul fiscal conectat, dar nu înlocuiește procedura legală de mai sus — dacă aparatul fizic e defect, registrul special și chitanțele rămân responsabilitatea dumneavoastră la punctul de lucru, indiferent de software-ul folosit pentru vânzare.