Factură vs. bon fiscal — care e diferența și când ai nevoie de fiecare

Bonul fiscal se emite automat prin AMEF la fiecare vânzare către o persoană fizică. Nu necesită nicio identificare a cumpărătorului — nume, adresă sau CUI nu apar pe bon, pentru că bonul fiscal e documentul standard pentru consumul obișnuit, nu pentru relații comerciale între firme.

Pentru marea majoritate a vânzărilor dintr-o cafenea sau un restaurant — clienți care vin, comandă și plătesc — bonul fiscal este singurul document necesar.

Factura conține datele complete ale cumpărătorului: denumire, CUI sau CNP, adresă. Este documentul de care are nevoie o companie pentru a înregistra cheltuiala în contabilitate și, unde e cazul, pentru a deduce TVA-ul aferent.

Exemplu tipic în HoReCa: o firmă care organizează un eveniment sau o masă de afaceri la restaurantul tău și are nevoie de factură pentru a justifica cheltuiala, nu doar de bonul fiscal.

Dacă un client comunică CUI-ul firmei în momentul plății, casierul poate introduce acel CUI la casa de marcat, iar bonul fiscal este emis cu CUI-ul cumpărătorului înscris pe el. Acel bon, cu CUI-ul inclus, poate sta apoi la baza emiterii facturii.

Dacă CUI-ul nu a fost comunicat la momentul plății, procedura de a obține ulterior o factură pe baza unui bon fiscal simplu (fără CUI) este mai greoaie și depinde de politica internă și de termenele aplicabile — cel mai simplu e să ceri clientului CUI-ul înainte de a finaliza plata, nu după.

Bonurile fiscale alimentează Raportul Z — venitul agregat al zilei, defalcat pe metode de plată și cote de TVA. Facturile sunt documente individuale, fiecare cu propriul cumpărător identificat, folosite pentru relații B2B.

Contabilul tău are nevoie de ambele fluxuri, dar separat: veniturile din bonuri fiscale (retail, consum obișnuit) și veniturile din facturi (clienți companie) nu se amestecă în aceeași evidență, chiar dacă banii ajung în același sertar sau cont.

POS-ul emite bon fiscal automat la fiecare vânzare finalizată. Când un client cere factură și comunică CUI-ul înainte de plată, îl introduci în POS — bonul fiscal iese cu CUI-ul înscris, iar vânzarea rămâne marcată distinct în sistem.

La exportul pentru contabil, vânzările cu CUI asociat sunt separate de vânzările simple cu bon fiscal, ca să nu fie nevoie de triaj manual la finalul lunii.