Diferență de casă la final de zi — surplus sau lipsă, ce faceți și cum o documentați

OUG nr. 28/1999, legea de bază a caselor de marcat, nu sancționează faptul în sine că numerarul numărat în sertar nu coincide exact cu totalul de numerar așteptat din raportul Z. Nu există un articol care să spună „diferența de casă e contravenție" — și n-ar trebui să inventați unul din frică, pentru că nu ajută la nimic dacă la control explicați ceva ce legea nu cere.

Ce sancționează efectiv OUG 28/1999, la art. 10, sunt alte fapte: neemiterea bonului fiscal pentru o vânzare (art. 10 pct. 3 lit. c), neînmânarea bonului deja emis către client (art. 10 lit. g) și, cel mai apropiat de subiectul de aici, lipsa documentelor justificative pentru sume introduse sau scoase din casă în afara vânzărilor obișnuite (art. 10 lit. d). Ultima cade sub aceeași grilă de amenzi pe tranșe ca neemiterea bonului — între 2.000 și 30.000 lei, în funcție de sumă și de cât reprezintă din vânzările zilei, plus confiscarea sumei nejustificate. Diferența practică: nu vă amendează nimeni pentru că sertarul are 30 de lei în minus. V-ar putea amenda dacă acei 30 de lei (sau orice sumă introdusă ori scoasă din casă) nu au niciun document care să explice de unde vin sau unde s-au dus.

Ce este obligatoriu, conform Legii contabilității nr. 82/1991 și normelor date prin Ordinul MFP nr. 2634/2015, este completarea registrului de casă — documentul care înregistrează cronologic, zilnic, fiecare încasare și plată în numerar. Normele generale din anexa 1 a ordinului sunt explicite: documentele financiar-contabile nu admit ștersături, modificări sau spații libere între operațiuni; erorile se corectează prin tăierea cu o linie a cifrei greșite și înscrierea alături a cifrei corecte, cu semnătură și dată. Pentru documentele pe baza cărora se justifică numerarul — exact categoria din care face parte registrul de casă — regula e și mai strictă: documentul completat greșit se anulează integral și rămâne în carnet, nu se corectează prin suprascriere.

Asta înseamnă, concret, că o diferență de casă găsită la închiderea zilei nu "dispare" dacă nu o notați nicăieri — ea trebuie să apară undeva, cu explicație, în evidența pe care o păstrați. Am detaliat structura exactă pe coloane și un exemplu complet, zi de zi, în Cum completați corect Registrul de casă, pas cu pas — dacă nu sunteți sigur cum arată un rând corect completat, plecați de acolo.

1. Numărați fizic tot numerarul din sertar, bănuț cu bănuț, nu "cam atât" 2. Scădeți fondul de deschidere al zilei (suma cu care ați pornit tura) 3. Comparați rezultatul cu numerarul așteptat conform raportului Z 4. Dacă cele două cifre coincid — nu aveți nimic de documentat suplimentar 5. Dacă nu coincid, identificați, dacă puteți, cauza probabilă (rest greșit, o anulare nedocumentată, o vânzare neîncasată) 6. Notați suma exactă a diferenței, semnul ei (plus sau minus) și explicația găsită — sau "cauză neidentificată" dacă nu găsiți una — direct în registrul de casă sau într-o notă atașată lui, cu data și semnătura persoanei care a numărat

Un pas des sărit: diferențele mici, sub 10-20 de lei, sunt tratate ca "nu merită notate". Practic nu contează mărimea — contează faptul că, peste trei luni, nimeni nu-și mai amintește dacă acea diferență repetată de 15 lei e o eroare de rest normală sau un tipar care merită investigat mai serios.

Un surplus (mai mulți bani în sertar decât arată raportul Z) și o lipsă nu se tratează la fel. Un surplus e, cel mai adesea, o eroare de rest dat în minus către un client — deci prima reacție corectă e să verificați dacă nu cumva ați "câștigat" acei bani dintr-o greșeală, nu să-i tratați automat ca venit. Dacă, după verificare, cauza chiar nu poate fi identificată, contabilul dumneavoastră va ști cum să înregistreze surplusul; nu e o decizie pe care ar trebui s-o luați singur, la fața locului, fără să consultați pe cineva care vede toată luna, nu doar o zi.

O lipsă repetată sau mare ridică o întrebare diferită: cine răspunde pentru ea? Aici atenție la o greșeală frecventă — angajatorul nu poate scădea pur și simplu suma din salariul casierului. Codul muncii, art. 254, permite recuperarea unui prejudiciu cauzat din vina salariatului doar prin acordul scris al acestuia (sumă care, prin acord, nu poate depăși echivalentul a 5 salarii minime brute pe economie) sau, dacă nu există acord, printr-o hotărâre judecătorească definitivă. O reținere unilaterală din statul de plată, fără niciuna dintre cele două, nu e o soluție legală, oricât de clar ar părea cazul.

• Rest calculat sau dat greșit — cea mai frecventă cauză de departe; câțiva lei pe tranzacție, care se adună pe parcursul unei zile aglomerate
• Anulări (storno) sau reduceri aplicate după încasare, nedocumentate — casierul anulează o linie din bon după ce clientul a plătit deja cash, dar nu notează de ce
• Vânzare neînregistrată în sistem — plata s-a încasat, dar produsul nu a fost trecut prin POS, deci nu apare în totalul așteptat de raportul Z
• Scoateri de numerar din sertar nedocumentate — o plată rapidă către un furnizor "din cash-ul zilei", fără chitanță sau dispoziție de plată notată pe loc
• Furt — cea mai rară cauză statistic, dar singura pentru care lipsa se repetă constant la aceeași persoană sau tură, fără nicio altă explicație plauzibilă

Dacă o diferență similară apare la aceeași oră sau la aceeași persoană, în mod repetat, nu mai e "o zi proastă" — e un tipar care merită investigat specific, nu doar notat și trecut mai departe.

Raportul Z din franchisetech calculează automat numerarul așteptat — vânzări în numerar plus fondul de deschidere — deci comparația cu ce numărați fizic în sertar pornește de la o cifră corectă, nu de la o estimare. Dacă apare o diferență, o puteți nota direct ca mișcare în registrul de casă generat automat din sesiunea POS, cu oră și utilizator, fără să completați manual un formular separat.

franchisetech nu decide pentru dumneavoastră dacă o diferență e o eroare de rest sau ceva mai serios — asta rămâne o evaluare pe care o faceți dumneavoastră sau contabilul, cu contextul zilei respective. Ce oferă sistemul e o cifră de plecare exactă și un istoric complet, căutabil pe dată, ca să nu reconstituiți o diferență din memorie peste trei luni.