Cum înregistrezi bacșișul corect în POS, fără să-l amesteci cu vânzarea

Bacșișul este o sumă oferită voluntar de client, peste prețul produselor consumate — nu este contravaloarea unui produs sau serviciu vândut de firmă. Dacă bacșișul e amestecat în totalul vânzărilor (de exemplu, adăugat direct la prețul bonului fiscal ca și cum ar fi parte din comandă), vânzările nete raportate devin artificial mai mari, iar TVA-ul se calculează greșit — pe o sumă care, de fapt, nu reprezintă vânzare de produse.

În plus, dacă bacșișul e distribuit direct personalului (nu rămâne venit al firmei), amestecarea lui în vânzări face imposibilă separarea corectă a acestei sume pentru contabilitate.

Legea bacșișului (Legea nr. 106/2020) prevede că operatorii economici din HoReCa care încasează plăți prin card trebuie să permită clientului să acorde bacșiș și pe această cale, nu doar cash. Practic, un restaurant sau o cafenea cu terminal de plată card nu se mai poate limita la "bacșișul se dă doar cash" — trebuie să existe o opțiune și la plata cu cardul.

Ca regulă generală, bacșișul evidențiat distinct și distribuit integral angajaților are un tratament fiscal diferit față de o sumă care ar rămâne, nedeclarat, venit al firmei — motiv suplimentar pentru care evidența separată nu este doar o bună practică, ci și o problemă de conformitate.

Bacșiș cash: de obicei rămâne direct la angajat sau se pune într-un borcan comun de bacșiș, separat fizic de sertarul de numerar al vânzărilor. Nu se adaugă la totalul de numerar din raportul Z ca venit din vânzări.

Bacșiș pe card: trebuie să apară ca linie separată la momentul plății — fie ca opțiune distinctă pe terminalul de plată, fie ca un câmp separat în aplicația POS, nu adăugat manual la prețul produselor din bon. Suma respectivă trebuie să fie identificabilă separat în extrasul de decontare al procesatorului de plăți, nu îngropată în totalul general al zilei.

• Amestecarea bacșișului cash cu fondul de casă — banii de bacșiș ajung în același sertar cu numerarul de vânzări, fără separare, ceea ce strică numărătoarea la închiderea zilei
• Neînregistrarea bacșișului cash deloc — dacă nu există nicio evidență, nu poți verifica ulterior cât s-a încasat sau cum s-a distribuit între angajați
• Adăugarea bacșișului la prețul produsului pe bonul fiscal — umflă vânzările nete și TVA-ul calculat, o eroare care se propagă în toate rapoartele ulterioare
• Distribuție neclară între staff — fără o regulă scrisă (împărțire egală, pe tură, pe vânzări individuale), bacșișul devine sursă de conflict între angajați

În franchisetech, bacșișul se înregistrează printr-un câmp separat la finalizarea vânzării, distinct de valoarea produselor din bon. Suma de bacșiș nu intră în calculul vânzărilor nete și nu afectează TVA-ul colectat — apare ca linie proprie în raportul Z zilnic, alături de, dar separat de, totalul vânzărilor.

Asta îți dă, la finalul zilei, două cifre clare: cât ai vândut efectiv în produse și cât s-a încasat separat ca bacșiș — utile atât pentru reconciliere, cât și pentru distribuirea corectă către personal.